Lead time là một thuật ngữ quan trọng trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất. Với nhu cầu ngày càng cào từ phía khách hàng, doanh nghiệp cần phải có phương án tối uu Lead time để đặt được thành công trên thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt như hiện nay. Vậy Lead time là gì? Làm sao để tối ưu Lead time hiệu quả? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau nhé!
Lead time là gì?
Lead time còn được gọi với cái tên đầy đủ hơn Production Lead Time, nghĩa là thời gian sản xuất. Thuật ngữ này dùng để chỉ khoảng thời gian trôi qua kể từ khi bắt đầu một quy trình sản xuất cho đến khi kết thúc. Trong đó, tất cả các giai đoạn đều phải được đảm bảo rằng không được vượt quá thời gian khách hàng yêu cầu. Theo đó, có thể hiểu nôm na, Lead time chính là thông số dùng để đo khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với khách hàng.ư
Nhờ có Lead time, các công ty, chuỗi cung ứng hàng hóa sẽ biết được giai đoạn nào đang thiếu hiệu quả. Từ đó, họ sẽ có kế hoạch, hướng xử lý sao cho hợp lý để nâng cao tiến trình công việc. Việc rút ngắn được thời gian sản xuất Lead time sẽ giúp bạn cải thiện được năng suất tốt hơn.
Đồng thời, đây cũng là cách làm mang lại sản lượng và doanh thu cao cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu Lead time quá dài, chúng sẽ có nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình bán hàng và sản xuất.
Ví dụ cụ thể về Lead time
Để dễ hiểu hơn về khái niệm Lead time là gì, mời bạn cùng tham khảo ví dụ cụ thể sau đây:
Có một khách hàng đến đặt hàng công ty bạn sản xuất 15.000 áo phông để chuẩn bị cho một lễ hội lớn. Họ đặt yêu cầu tổng cộng là 5 ngày phải hoàn thành nhằm đáp ứng kịp thời gian chuẩn bị lễ hội. Khi này, bạn cần phải lên kế hoạch vừa là khâu thiết kế, vừa là may, in, kiểm chứng và sửa chữa nếu cần chỉ trong 5 ngày làm việc. Và, số lượng 5 ngày này được gọi là Lead time.
Trên thực tế, bạn có thể rút ngắn thời gian sản xuất này nếu công ty bạn đủ khả năng và nhân lực. Việc Lead time được rút ngắn sẽ khiến khách hàng hài lòng hơn về bạn. Thậm chí, họ còn sẽ đặt thêm nếu tiến độ tốt như thế này được duy trì.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng, hãy cân nhắc thật kỹ trước yêu cầu của khách hàng chứ không gật đầu đồng ý ngay. Bởi sẽ có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến thời gian sản xuất mà bạn không lường trước được. Chẳng hạn như, khách hàng yêu cầu số lượng áo cụ thể bao nhiêu phải in hoa văn gì, màu sắc nào… Những kiểu yêu cầu này có thể sẽ khiến Lead time bị kéo dài ra hơn nữa và bạn phải thương lượng về điều đó để đảm bảo sự uy tín với khách hàng.
Những thành phần cơ bản trong Lead time
Các thành phần của Lead time không cố định vì chúng có thể thay đổi từ ngành này sang ngành khác, tuy nhiên mỗi công ty đều có một điểm chung là khoảng thời gian chuẩn bị cho phép các doanh nghiệp lên lịch làm việc và cung cấp sản phẩm cho khách hàng hoặc người tiêu dùng cuối của họ. Vì vậy, trong Lead time luôn có những thành phần chung như:
- Thời gian tiền xử lý (còn được gọi là thời gian lập kế hoạch) là khoảng thời gian cần thiết để nhận được yêu cầu bổ sung hoặc phát triển dự án. Đây cũng là khoảng để doanh nghiệp hiểu yêu cầu và tạo đơn đặt hàng.
- Thời gian xử lý – xảy ra sau khi nhận được đơn đặt hàng, yếu tố này đề cập đến thời gian cần thiết để mua hoặc sản xuất mặt hàng đó.
- Thời gian chờ đợi là khoảng thời gian để chuẩn bị các tài nguyên, quản lý nguyên vật liệu cần thiết và tạo thành những bán thành phẩm.
- Thời gian lưu trữ đề cập đến hàng tồn kho hoặc thời gian thành phẩm của bạn ở trong kho hoặc nhà máy trước khi được giao tới tay người tiêu dùng.
- Thời gian vận chuyển là thời gian cần thiết để chuyển sản phẩm từ nhà kho hoặc nhà máy đến khách hàng.
- Thời gian kiểm tra là thời gian cần thiết để khách hàng xem xét và phê duyệt sản phẩm sau khi giao hàng. Điều này có thể kéo dài để giải quyết những vấn đề phát sinh với mặt hàng đó.
Phân loại Lead time
Lead time có thể khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm, quy trình sản xuất và khả năng cung ứng của nhà máy. Có nhiều loại lead time trong sản xuất, bao gồm:
- Order lead time: Là khoảng thời gian từ khi nhận được đơn đặt hàng đến khi nhà máy bắt đầu sản xuất.
- Manufacturing lead time: Là khoảng thời gian từ khi nhà máy bắt đầu sản xuất đến khi sản phẩm được hoàn thành.
- Shipping lead time: Là khoảng thời gian từ khi sản phẩm được hoàn thành đến khi giao hàng cho khách hàng.
- Procurement Lead time: Là khoảng thời gian để tìm kiếm, thu mua nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Lead time này bao gồm thời gian để tìm nhà cung cấp, thương lượng giá cả, đặt hàng, vận chuyển và nhận hàng linh kiện, nguyên vật liệu.
- Inventory Management Lead time: Là khoảng thời gian chuẩn bị đơn hàng, đóng gói, vận chuyển và giao hàng cho khách hàng.
Vai trò của Lead time trong sản xuất
Từ những ví dụ vừa nói trên, vậy vai trò của Lead time là gì trong chuỗi cung ứng, sản xuất? Thực tế, bạn có thể thấy rằng, Lead time chính là mốc thời gian định sẵn nhằm giúp bạn có cơ sở để hoàn thành công việc tốt hơn. Bên cạnh đó, đây cũng là tiêu chí để khách hàng đánh giá được hiệu quả công việc mà nhà sản xuất thực hiện sau khi sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng để giao hàng.
Ngoài ra, Lead time đóng vai trò rất quan trọng trong một quy trình sản xuất, quản lý hàng hóa. Bởi, nếu thời gian sản xuất kéo dài quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến các công đoạn khác dẫn đến việc doanh thu giảm và mất lợi nhuận.
Tại sao việc kiểm soát và quản lý Lead time lại quan trọng?
Theo dõi và kiểm soát Lead Time sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình sản xuất và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
- Lead Time sẽ là thông số để đo đếm, đảm bảo việc sử dụng nguồn lực và lao động một cách hiệu quả hơn. Nhìn vào Lead Time thực tế, đơn vị sẽ biết được khả năng nội tội của doanh nghiệp, của từng bộ phận. Từ đó, người quản lý sẽ có phương án cải tiến các hoạt động của những bộ phận có liên quan với mục tiêu giảm thời gian sản xuất (Lead Time) xuống mức tối đa.
- Lead Time cũng là nhân tố giúp việc kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn. Việc sử dụng Lead Time chuẩn giúp doanh nghiệp ước tính được chính xác năng suất hoạt động, khả năng sản xuất sản phẩm, cân đối với nhu cầu để đưa ra được kế hoạch sản xuất phù hợp (tránh việc sản xuất nhiều quá hoặc ít quá so với nhu cầu thực tế).
Cách tính Lead time
Lead time có thể được chia thành một số thành phần khác nhau: thời gian tiền xử lý, thời gian xử lý và thời gian chờ đợi… Để có thể tính Lead time trong sản xuất, chúng ta sẽ dựa vào các thành phần của Lead time để tạo nên công thức:
Thời gian sản xuất (Lead time) = Thời gian tiền xử lý + Thời gian xử lý + Thời gian chờ đợi
Đối với một công ty sản xuất, thời gian tiền xử lý là giai đoạn thu mua, nơi nguyên liệu thô được lấy và chuyển đến trụ sở sản xuất hoặc nhà máy chế biến. Thời gian xử lý là giai đoạn sản xuất và tạo ra sản phẩm. Thời gian chờ đợi là giai đoạn xử lý đơn hàng và vận chuyển thành phẩm cuối cùng tới tay người tiêu dùng.
Sự khác nhau giữa Lead time và Cycle time
Cycle time cũng là thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Song, chúng có những điểm khác biệt riêng mà bạn cần biết để không nhầm lẫn. Nếu Lead time chỉ thời gian sản xuất, thì Cycle time lại thu nhỏ hơn, chỉ chu kỳ sản xuất bên trong công ty.
Cụ thể, Lead time là khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp. Ngược lại, Cycle time là thông số chỉ dùng để đo năng lực làm việc, phát triển của doanh nghiệp đó. Có nghĩa là, Cycle time mô tả cụ thể khoảng thời gian để 2 sản phẩm hoàn thành liên tiếp với nhau.
Thế nhưng, Cycle time và Lead time có mối quan hệ tỉ lệ thuận với nhau. Chỉ khi cả 2 được cải thiện thật tốt thì khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng về sản lượng sản phẩm mới được nâng cao hơn.
Trong sản xuất, việc rút ngắn Lead time quan trọng như thế nào?
Giảm thời gian sản xuất hay Lead time rất quan trọng vì nó tác động đến các khía cạnh tài chính, hoạt động của công ty cũng như mối quan hệ với khách hàng. Một số ví dụ cụ thể về tầm quan trọng của thời gian sản xuất bao gồm:
- Cải thiện độ hài lòng của khách hàng. Khi người tiêu dùng đặt hàng, họ luôn muốn nhận được sản phẩm một cách nhanh nhất. Khi thời gian sản xuất của doanh nghiệp ngắn, khách hàng sẽ nhận được sản phẩm nhanh hơn, từ đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
- Giảm thiểu lỗi và xử lý vấn đề phát sinh kịp thời hơn. Hàng hóa có thời gian sử dụng lâu sẽ có nguy cơ xảy ra lỗi hoặc hết hạn sử dụng vào thời điểm chúng được sản xuất. Khi nhà máy giảm thiểu được lượng thời gian lãng phí trong quy trình vận hành, doanh nghiệp sẽ gặp ít rủi ro hơn về hàng hóa và quy trình đổi trả sản phẩm lỗi.
- Lôi kéo và tạo khách hàng trung thành. Khi hai doanh nghiệp trong một thị trường với các yếu tố cạnh tranh bằng nhau, nếu doanh nghiệp của bạn làm tốt và nhanh hơn trong các hoạt động sản xuất cũng như khâu vận chuyển hàng hóa tới tay người tiêu dùng, thì bạn có thể nhận được nhiều niềm tin và sự tín nhiệm của khách hàng hơn.
- Tối ưu vốn hiệu quả. Nguồn vốn của doanh nghiệp được sử dụng từ quy trình mua nguyên liệu thô, chế biến thành hàng hóa hoàn thiện và vận chuyển tới tay người tiêu dùng. Thời gian diễn ra quy trình vận hành của nhà máy càng dài, doanh nghiệp càng mất nhiều vốn. Vì vậy tối ưu hóa Lead time sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí một cách hiệu quả.
Một số biện pháp giảm thời gian sản xuất hiệu quả
Như bạn đã biết, với thời đại ngày càng có nhiều cạnh tranh như hiện nay, việc rút ngắn Lead time là vô cùng cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn phục vụ khách hàng tốt hơn, duy trì sự hài lòng và ủng hộ của khách hàng lâu dài hơn. Càng rút ngắn thời gian sản xuất thì càng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sản xuất.
Song, bạn cần chú ý rằng, việc rút ngắn Lead time cần đi kèm với chất lượng sản phẩm. Tuyệt đối, bạn hạn chế việc chỉ chạy theo năng suất mà lơ là chất lượng hàng hóa, cả 2 phải luôn được đảm bảo ưu tiên hàng đầu. Theo đó:
- Bạn cần tiến hành đơn giản hóa quá trình sản xuất của mình càng nhiều càng tốt. Việc hợp nhất và tinh giản các công đoạn sẽ giúp bạn tiện theo dõi đơn hàng và thời gian hoàn thành hơn.
- Bạn thực hiện tổ chức bộ máy sản xuất tốt hơn, đội ngũ nhân lực dồi dào, nhiều chuyên môn hơn. Điều này giúp bạn tối ưu được thời gian sản xuất lẫn công sức, tiền của và bỏ qua được nhiều sự cố nhỏ.
- Doanh nghiệp cần chú trọng đặc biệt đến việc giao hàng nhanh chóng để mang lại lợi thế lớn cho khách hàng, tránh làm ảnh hưởng đến lợi ích của khách hàng.
- Nếu bạn đang sở hữu nguồn vốn tốt, dồi dào, bạn có thể sản xuất hàng hóa sẵn trong kho. Khi khách hàng cần, bạn chỉ việc chọn những sản phẩm hoàn chỉnh, đáp ứng đúng yêu cầu và đem giao là được. Đây chính là giải pháp thuận tiện giúp bạn dễ dàng bán được hàng nhanh hơn các chuỗi cung ứng khác. Hay nói nôm na, cách này là cách nhập hàng, quản lý hàng tồn kho hiệu quả để rút ngắn Lead Time.
Tổng kết
Trên đây là những thông tin về Lead time là gì và các vấn đề liên quan. Mong rằng, qua bài viết này, bạn đã hiểu được phần nào khái niệm, ý nghĩa và vai trò của Lead Time trong sản xuất. Nếu bạn có nhu cầu xây dựng một chuỗi cung ứng hàng hóa, thì đây sẽ là những thông tin hữu ích giúp bạn có được sự bắt đầu hiệu quả hơn trong kinh doanh.
