Việc outsource (hay còn gọi là thuê ngoài) đã trở thành một khái niệm phổ biến trong môi trường kinh doanh hiện đại. Outsource thường áp dụng cho các công việc không thuộc lõi hoạt động của công ty. Vậy cụ thể outsource là gì? Công ty outsource và công ty product có gì khác nhau? Mọi thông tin sẽ được cung cấp chi tiết trong bài viết dưới đây.
Outsource là gì?
Outsource hay Outsourcing được dịch là “thuê ngoài”, đây là hành động doanh nghiệp thuê đơn vị ngoài để thực hiện các nhiệm vụ, dự án hoặc sản xuất sản phẩm theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.
Công ty, tổ chức được thuê thường có trình độ chuyên môn cao, cung cấp dịch vụ hàng đầu trong lĩnh vực. Phương án này thường được doanh nghiệp lựa chọn khi không có đủ nguồn lực để thực hiện tốt công việc hoặc muốn tiết kiệm chi phí sản xuất, vận hành.
Lịch sử hình thành Outsource
Được tiến hành lần đầu tiên vào năm 1989, Outsourcing được xem như một chiến lược kinh doanh chính thức, thuê bên thứ ba để thực hiện công việc mà doanh nghiệp trước đây thường tự làm. Sau đó, hình thức Outsourcing đã trở nên phổ biến trong hoạt động của các doanh nghiệp trong suốt thập kỷ 90.
Hình thức này cũng gây ra nhiều ý kiến trái chiều từ các chuyên gia. Một số chuyên gia Không đồng ý với ý kiến Outsourcing thúc đẩy doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý, họ cho rằng hình thức này gây ra tình trạng thiếu việc làm cho người lao động trong nước vì các doanh nghiệp có xu hướng thuê đơn vị chuyên môn nước ngoài.
Tuy nhiên cho đến nay, Outsourcing vẫn luôn là một phương pháp kinh doanh được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để nâng cao năng suất, chất lượng công việc.
So sánh Insourcing và Outsourcing
Trái ngược với Outsourcing, Insourcing là hoạt động doanh nghiệp giao nhiệm vụ, ủy quyền cho một bộ phận bên trong doanh nghiệp. Bộ phần này tách biệt với các bộ phận khác và tập trung thực hiện một công việc chuyên môn.
Còn Outsourcing thì không sử dụng đến nguồn lực nội tại của doanh nghiệp mà thuê các đơn vị bên ngoài, không thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp. Việc lựa chọn một trong hai phương pháp này tùy thuộc vào nguồn lực, tình hình tài chính và mục tiêu của từng doanh nghiệp.
Có những hình thức Outsource nào?
Hiện nay Outsource được chia làm 12 loại hình khác nhau như:
- Professional Outsourcing: Đây là loại hình thuê ngoài có chuyên môn bao gồm quản trị kinh doanh, kế toán, pháp lý,…
- Labour Outsourcing: Đây là hình thức thuê phổ biến nhất trên thị trường hiện nay. Và là quá trình công ty thuê nhân lực ngoài nhằm cung cấp nhân lực cho doanh nghiệp trong việc xử lý công việc.
- Outsource IT: Là hình thức thuê công nghệ thông tin bên ngoài. Loại hình này chuyên hỗ trợ công ty về mảng IT như cập như quản lý mạng, duy trì bảo mật,…
- Multi – Sourcing: Đây là hình thức thuê ngoài đa ngành, có thể kết hợp tất cả các lĩnh vực. Loại hình này rất phù hợp với các công ty hay doanh nghiệp lớn.
- Process – Specific Outsourcing: Là hình thức thuê ngoài có quy trình cụ thể. Doanh nghiệp sử dụng loại hình này thông qua việc ký kết với các chuyên gia nhằm giải quyết khó khăn về quy trình pháp lý, kiến thức hay quy trình tuyển dụng.
- Business Process Outsourcing: Là hình thức thuê ngoài theo quy trình kinh doanh. Loại hình này khá phổ biến, đáp ứng nhu cầu xử lý các hoạt động kinh doanh như tạo khách hàng tiềm năng, quản trị hay lập lịch trình làm việc,…
- Manufacturing Outsourcing: Là hình thức thuê sản xuất bên ngoài. Đây là hình thức thuê ngoài dùng để chế tạo hay lắp ráp hoàn thiện một sản phẩm.
- Project Outsourcing: Là hình thức thuê ngoài theo dự án. Loại hình này được sử dụng trong trường hợp công ty thiếu người có chuyên môn, thiếu thời gian để thực hiện dự án. Doanh nghiệp có thể thuê ngoài một phần của dự án hoặc cũng có thể thuê toàn bộ.
- Operational Outsourcing: Là hình thức thuê ngoài theo hoạt động. Đây là hình thức được sử dụng trong sản xuất nhờ các dịch vụ bao gồm sửa chữa thiết bị.
- Local Outsourcing: Là loại hình thuê ngoài tại địa phương. Đây là hình thức mà doanh nghiệp có thể lựa chọn công ty thuê ngoài tại địa phương.
- Offshore Outsourcing: Là hình thức thuê ngoài của người nước ngoài. Đây là hình thức thuê dịch vụ gia công tại các nước với khoảng cách rất xa.
- Nearshore Outsourcing: Là hình thức gia công tại các nước láng giềng. Công ty có thể gia công phần mềm tại các nước láng giềng, không bị chênh lệch quá nhiều về múi giờ.
Các lợi ích và hạn chế của Outsource
Lợi ích
Chuyên môn hóa cao: các công ty Outsource thường chỉ tập trung vào một mảng duy nhất và phát triển năng lực tốt nhất trong mảng đó, ví dụ content tuyển dụng hay tuyển dụng logistics,… Vì vậy trình độ và kinh nghiệm của họ sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp hơn là nhân viên nội bộ. Doanh nghiệp khi thuê ngoài có thể tập trung cho các nhiệm vụ khác quan trọng hơn.
- Giảm thiểu tối đa chi phí vận hành: chi phí khi doanh nghiệp thuê ngoài thường thấp hơn chi phí đào tạo, hỗ trợ cho nhân viên nội bộ thực hiện công việc. Lý do là vì các công ty Outsource đã trang bị sẵn các thiết bị, nguồn lực liên quan để thực hiện công việc, không tốn thêm chi phí đầu tư. Bên cạnh đó, doanh nghiệp khi thuê ngoài không có nghĩa vụ phải chi trả các phí như bảo hiểm, lương thưởng như nhân viên nội bộ.
- Tiếp cận nguồn công nghệ hiện đại: đối với các doanh nghiệp hoạt động liên quan đến công nghệ thì việc cập nhật, tiếp cận công nghệ mới nhất là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, để đầu tư cho công nghệ mới thì vô cùng tốn kém. Do đó, Outsourcing giúp cho doanh nghiệp có thể tiếp cận được công nghệ nhờ vào sự trợ giúp từ các nguồn lực bên ngoài mà không tốn quá nhiều chi phí.
- Nâng cao hiệu suất lao động: việc sử dụng nguồn lực bên ngoài có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tập trung các công việc quan trọng, có tính bảo mật cao cho nhân viên nội bộ. Cả hai bên đều thực hiện song song công việc sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, kịp tiến độ của kế hoạch chung.
- Tiết kiệm không gian làm việc: vì công ty Outsource hoạt động hoàn toàn độc lập với doanh nghiệp nên khi thuê, doanh nghiệp không cần trang bị bất kỳ không gian hay thiết bị nào thêm cho họ. Điều này càng có lợi cho các công ty có diện tích không quá lớn, thay vì thuê thêm nhân viên nội bộ và sắp xếp chỗ làm việc thì có thể lựa chọn Outsource mà không cần chuẩn bị gì.
- Đảm bảo công việc vận hành hiệu quả: vì doanh nghiệp và công ty Outsource làm việc theo hợp đồng nên cả hai bên phải đảm bảo thực hiện đúng các thỏa thuận. Trong đó, công ty được thuê phải hoàn thành đúng thời gian, chất lượng công việc được giao, nếu thực hiện sai thì phải bồi thường theo hợp đồng. Do đó, doanh nghiệp có thể yên tâm hơn vì các đơn vị ngoài sẽ không muốn phải mất khoản tiền bồi thường mà sẽ cố gắng đảm bảo công việc hoàn thành tốt nhất.
- Tâm lý: việc doanh nghiệp thuê ngoài có thể xuất phát từ lý do nguồn lực nội bộ của doanh nghiệp chưa đủ giỏi. Vì vậy, khi doanh nghiệp quyết định thuê đơn vị bên ngoài thì nhân viên có thể sẽ suy nghĩ lại về năng lực, trình độ của bản thân để cố gắng phát triển bản thân hơn. Điều đó là một dấu hiệu tích cực giúp nhân lực của doanh nghiệp càng trở nên vững mạnh hơn.
Hạn chế
- Vấn đề bảo mật: thông tin bảo mật là vấn đề mà các doanh nghiệp thường lo lắng nhất khi lựa chọn hình thức Outsource. Tuy đã cam kết không sử dụng và tiết lộ thông tin doanh nghiệp nhưng vẫn không đảm bảo hoàn toàn là công ty được thuê sẽ âm thầm sử dụng hoặc bán thông tin cho các đối thủ của doanh nghiệp hay không.
- Trách nhiệm: trên thực tế, không phải công ty nào cũng có trách nhiệm và cố gắng làm tốt nhiệm vụ. Một số công ty Outsource không thực hiện công việc đúng thời hạn được giao hoặc làm việc thiếu trách nhiệm làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần cẩn thận trong việc lựa chọn công ty khi quyết định thuê ngoài.
- Chất lượng: trong giai đoạn chuyển giao công việc từ doanh nghiệp sang đơn vị thuê ngoài, một số trường hợp công ty thuê ngoài chưa hiểu được hết mục đích và nội dung công việc. Dẫn đến thực hiện công việc chưa đúng theo yêu cầu doanh nghiệp, khiến chất lượng công việc bị giảm sút.
- Chi phí thuê: tuy thuê ngoài thường có chi phí thấp hơn là nội bộ doanh nghiệp thực hiện công việc. Nhưng trong một số trường hợp công ty được thuê phát sinh nhiều chi phí thêm trong quá trình thực hiện. Nếu hợp đồng giữa hai bên không chặt chẽ thì bên thuê có thể phải chi trả thêm nhiều chi phí không mong muốn.
Một số lưu ý giúp thực hiện Outsource thành công
Trước đây, nhiều doanh nghiệp lựa chọn outsourcing chỉ vì muốn cắt giảm chi phí sản xuất, vận hành. Tuy nhiên nhà quản lý ngày nay đã có tầm nhìn chiến lược rộng mở hơn, họ hướng đến việc sử dụng nguồn lực ngoài để nâng cao lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế trên thị trường.
Để thực hiện việc outsourcing thành công thì doanh nghiệp cần lưu ý đến các yếu tố sau:
- Xác định rõ mục tiêu chiến lược: doanh nghiệp trước khi thuê ngoài cần xác định rõ mục tiêu, kết quả hướng đến của chiến lược. Dựa vào mục tiêu đó, nhà quản lý có cơ sở để phân bổ nguồn lực và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết, bao gồm cả việc lựa chọn outsource hay không.
- Mở rộng mối quan hệ với các bên liên quan: mở rộng mối quan hệ sẽ giúp nhà quản lý thu thập được nhiều đánh giá khách quan về các công ty outsource để lựa chọn đơn vị tốt nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nếu đã có mối quan hệ tốt với các công ty outsource thì việc hợp tác giữa hai bên trở nên dễ dàng hơn.
- Hỗ trợ đơn vị outsource: tuy doanh nghiệp thuê đơn vị ngoài để thực hiện nhiệm vụ nhưng cũng cần có sự hỗ trợ khi cần thiết. Doanh nghiệp phải chia sẻ cụ thể mục tiêu, chiến lược, giúp đơn vị outsource hiểu rõ về hướng đi. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên hỗ trợ thêm một vài nhân lực nếu cần thiết giúp cho công việc chung được đảm bảo.
- Thiết lập bản hợp đồng chặt chẽ: một yếu tố cũng rất quan trọng khi outsource đó là thiết lập bản hợp đồng gồm những thỏa thuận, cam kết rõ ràng giữa hai bên. Điều này giúp bên outsource có trách nhiệm hơn khi thực hiện nhiệm vụ và cũng an tâm về quyền lợi mình nhận được sau khi hoàn thành công việc với doanh nghiệp.
Công ty Outsource và công ty Product khác nhau ở điểm nào?
Điểm phân biệt thứ nhất là về tính chất công việc. Công ty Product tập trung xây dựng, phát triển và quảng bá sản phẩm do chính mình làm ra và thu lợi nhuận về. Vì vậy, họ phải làm từ A đến Z từ lên ý tưởng đến phân phối sản phẩm cho người dùng cuối. Mỗi dự án của công ty product thường kéo dài và gắn liền với công ty.
Công ty Outsource là công ty được thuê để thực hiện các công việc cụ thể theo yêu cầu của công ty khách hàng, họ không sở hữu sản phẩm hay hàng hóa đó. Khác với công ty Product thì công ty Outsource có thể thực hiện cùng lúc nhiều dự án và được trả tiền theo từng dự án khi hoàn thành.
Điểm khác biệt thứ hai là về đối tượng khách hàng. Công ty Product hướng đến khách hàng là người dùng cuối (End user). Mục đích của họ là cố gắng hết sức để làm hài lòng khách hàng bằng các sản phẩm hữu ích, dễ sử dụng, tiện lợi.
Còn công ty Outsource thì hướng đến đối tượng là các công ty cần thuê ngoài để hỗ trợ thực hiện công việc nội bộ. Mục đích của họ là cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo đúng yêu cầu đã nhận trong mức ngân sách cho phép.
Điểm khác biệt cuối cùng là về cách thức làm việc. Tại công ty Product, một người có thể làm nhiều việc khác nhau. Bạn có thể thoải mái sáng tạo những cách thức, phương pháp tốt nhất để tăng trải nghiệm khách hàng nhưng cũng sẽ phải chịu trách nhiệm cho những quyết định đó.
Đối với công ty Outsource thì bạn chỉ cần tập trung cho một chuyên môn của bản thân và được làm trong nhiều dự án khác nhau. Dù phải chịu áp lực về thời gian nhưng bạn không phải chịu trách nhiệm cao cho các quyết định và công việc của mình.
Vậy nếu là một Developer thì nên chọn công ty nào để làm việc? Câu trả lời sẽ tùy thuộc vào hướng đi của mỗi người. Tuy nhiên, lưu ý ở đây là nếu bạn muốn thử sức ở nhiều dự án khác nhau, xây dựng chuyên môn vững chắc thì nên chọn công ty Outsource. Còn nếu bạn muốn được nắm rõ quy trình tổng quát từ A đến Z và muốn phát triển phần mềm dành cho người dùng cuối thì nên lựa chọn công ty Product.
Tổng kết
Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ hiểu thêm về hình thức outsource là gì mà các doanh nghiệp ngày nay thường hay sử dụng và tìm cho mình một hướng đi rõ ràng hơn trong tương lai. Nếu thấy bài viết này bổ ích thì hãy chia sẻ cho nhiều người hơn nhé!
